Документационное обеспечение управления и архивоведение

Специальности

Работа организации, даже небольшой, связана с документами. Акты, счета, программы, проекты, накладные — все оформляется в бумажном и электронном виде в соответствии с определенными требованиями. Эту работу выполняет специалист по документационному обеспечению управления.

Что такое документационное обеспечение управления организации

Архивоведение как часть ДОУ

Требования к документационному обеспечению управления

Почему возникают нарушения в ДОУ

В чем заключается работа специалиста по ДОУ

Какое образование должно быть у специалиста по ДОУ и где его получить

Что такое документационное обеспечение управления организации

“ Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это фиксация, передача и хранение сведений о состоянии организации и факторах, которые влияют на ее состояние. Вся информация хранится в документах — бумажных и электронных.

Они отображают:

Процесс ведения производственной деятельности организации и ее результаты
Финансовое состояние предприятия
Процесс работы с персоналом
Материально-техническое обеспечение организации
Взаимоотношения с деловыми партнерами, поставщиками, подрядчиками
Обратную связь от клиентов компании и т. д.

От того, как организовано документационное обеспечение управления, зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и результативность работы организации в целом.

“ Например, в транспортной компании на каждый груз оформляют товарно-транспортную накладную, путевой лист, договор между грузоотправителем и перевозчиком, счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем.

“ Занимается этим специалист по документационному обеспечению управления. Он заполняет каждый документ и передает его соответствующему лицу или на хранение.

Объект ДОУ	документы предприятия.
Предмет	корректность оформления документов, грамотное ведение документооборота.
Цель	организация, руководство, координация, контроль и выполнение работ по документационному обеспечению управления.

Архивоведение как часть ДОУ

Архивоведение — составляющая документационного обеспечения управления организации. Это работа по организации хранения, комплектования, учета и систематизации документов.

Специалистов в области архивного дела называют архивистами или архивариусами.

“ В крупных компаниях документы переведены в электронный формат. Но важные бумаги, которые должны храниться долго, распечатывают и направляют в архив. Задача архивиста — учет и систематизация всех материалов, переданных на длительное хранение. Он несет ответственность за то, чтобы работа с документами выполнялась в соответствии с правилами и нормами.

Другие обязанности архивиста:

правильно оформлять документы, поступающие в архив;
составлять описания к документам;
вести учетные базы;
использовать специальные шифры и маркировки;
систематизировать материалы, размещать их на соответствующих стеллажах;
участвовать в комиссиях по изъятию устаревшей документации;
следить за соблюдением правил противопожарной безопасности в архиве.

Требования к документационному обеспечению управления

Существуют регламенты по работе с документами. В отношении бумажных документов действуют одни правила, электронных — другие. В целом, специалисты в области ДОУ должны:

Организовать многопользовательский доступ к документам предприятия с разделением по уровням, чтобы сотрудники получали именно те документы, которые соответствуют их должности
Вести работу с несколькими документопотоками. Например, оформлять новых сотрудников и заполнять договоры с клиентами компании
Анализировать процесс документооборота, находить и устранять слабые места

Почему возникают нарушения в ДОУ

Обычно проблемы связаны с тем, что:

В компании используют устаревшие принципы и методы работы с документами
В организации нет современных технических средств и ПО для организации документооборота
Нарушены процессы сбора, формирования, обработки и анализа информации, хранящейся в архивах
В компании не хватает квалифицированных специалистов по ДОУ

В чем заключается работа специалиста по ДОУ

Организация электронного и бумажного документооборота в компании
Работа с системами электронного документооборота
Организация взаимодействия между отделами компании
Оформление приказов, распоряжений, деловых писем
Помощь руководителю с оформлением документов
Применение конкретных видов документов для реализации управления в компании
Контроль выполнения приказов и распоряжений
Разработка удобных маршрутов движения документов в компании
Организация деловых встреч, переговоров, семинаров

Какое образование должно быть у специалиста по ДОУ и где его получить

Согласно Профстандарту 07.002, специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией должен иметь среднее профессиональное образование.

Подходящее образование можно получить в колледже, например в Национальном социально-педагогическом колледже (НСПК) — здесь есть специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение ».

Здесь студенты учатся вести документооборот компании, не допускать нарушений, внедрять в работу современные технологии и совершенствовать процессы, связанные с документами в организации.

Студенты выбирают Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в НСПК, потому что:

Полностью дистанционный формат обучения. Можно учиться и параллельно работать или воспитывать ребенка в декрете

иконка ссылка Как выучиться в декрете, рассказываем здесь.

Поступление без ЕГЭ, вступительных испытаний и конкурса аттестатов. Подавайте документы, заключайте договор, оплачивайте, получайте доступ к личному кабинету на обучающей платформе и начинайте обучение.

Три документа об образовании

Диплом государственного образца о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации «Специалист по документационному обеспечению управления, архивист»

Свидетельство о должности служащего «Архивариус»

с присвоением категории — 3

Диплом о дополнительном профессиональном образовании с присвоением квалификации по выбранной программе

Бесплатная профпереподготовка — в подарок. За нее не надо доплачивать, вы получаете образование и дополнительные компетенции без дополнительных трат.

Короткий срок обучения. На ДОУА: 9 года 5 месяцев на базе 9 классов и 2 года 5 месяцев на базе 11 классов.

Все учебные материалы есть в личном кабинете студента. Не нужно ничего покупать дополнительно.

Можно получить рассрочку от Сбера, заплатить за учебу из средств материнского капитала и оформить налоговый вычет.

Мобильное приложение, благодаря которому учиться можно в любое время и в любом месте.

Если вы любите работать с документами, профессия специалиста по документационному обеспечению управления и архивоведению вам подойдет. Не упустите возможность получить востребованную специальность без ЕГЭ и конкурса — выбирайте НСПК.

Забронируйте место в приемную кампанию 2023 сейчас – не теряйте время на раздумья! Оставьте заявку – и специалист приемной комиссией ответит на ваши вопросы!