Особенности работы делопроизводителя от специалиста с 20-летним стажем

Чем занимается делопроизводитель? В каких организациях он востребован? В каком направлении может развиваться?

На эти и другие вопросы отвечает специалист по документообороту с опытом работы более 20 лет, преподаватель НСПК Коршакова Наталья Валерьевна.

• Знакомство с педагогом
• Чем занимается специалист по документообороту
• Необходимые качества для достижения успеха
• Как справляться с профессиональным выгоранием и все успевать
• Плюсы профессии и карьерные перспективы
• Пожелания будущим делопроизводителям

Знакомство с педагогом

Наталья Валерьевна определилась с выбором профессии еще в школе. 

Помню, как-то нас привели на практику в бумажный архив и предложили навести там порядок. Сразу же возникло ощущение, что это сделать нереально — найти нужный документ, систематизировать все эти папки и связки бумаг. Похожие чувства испытывает студент-медик, когда читает историю болезни и понимает, что он болен всем. Так называемый «синдром первокурсника».

Но возможные трудности Наталью Валерьевну не испугали. Она начала систематизировать документы в самой доступной на тот момент программе Excel.

Так появился интерес, который перерос в большую и длительную любовь к документообороту.

20 лет назад документооборот был в основном бумажным. Документы регистрировались в журналах вручную, и часть информации терялась. Наталья Валерьевна сразу стала работать в системах электронного документооборота (СЭД). Сначала это была программа «Дело», которую потом переименовали в «Электронные офисные системы». Затем — системы «Docsvision», «1С: Документооборот», «Тезис», «Tessa», «LanDocs».

Работать в автоматизированных системах обработки документов очень интересно. В ходе деятельности проектируются процессы и маршруты, которые будут реализованы в данной системе. Ты видишь результаты своего труда, и это очень позитивный момент в работе.

Наталья Валерьевна успела поработать в различных организациях — государственных и коммерческих. Сейчас она занимается внедрением автоматизированной системы документооборота в банке.

Автоматизация документооборота началась с головного офиса банка. Передо мной стоит глобальная и интересная задача по разработке блока нормативно-распорядительных документов. В дальнейшем планируется масштабирование данного процесса на подразделения и филиалы.

Чем занимается специалист по документообороту

Преподаватель колледжа начинала свою карьеру с должности делопроизводителя и хорошо знает, чем занимается этот специалист.

В обязанности делопроизводителя входит прием входящих документов, их регистрация и направление на исполнение. Внутренние и исходящие документы регистрируются и направляются либо внутри компании, либо внешним корреспондентам, с которыми ведется переписка. По сути, этот специалист выполняет функции регистратора.

Следующая ступенька в деятельности специалиста по документообороту — документовед.

Этот сотрудник выполняет уже более широкие обязанности. Он может составить и скорректировать документ как по содержанию, так и по оформлению. Вчитывается в содержание, может принять участие в разработке внутренних положений, инструкций по делопроизводству, порядка рассмотрения входящей документации, регламента работы с документами для служебного пользования.

Еще одна цепочка в сфере документооборота — это архивное хранение документов. Эти функции выполняет специалист по архиву и архивариус. 

Специалист по архиву занимается технической работой — формирует дела, сканирует документы, вносит данные в опись. Архивариус — более сложная работа. Он участвует в создании поисково-справочного аппарата, топографических справочников, разработке правил архивного хранения. Может состоять в экспертных комиссиях по определению сроков хранения документов.

Наталья Валерьевна отмечает, что такие должности, как делопроизводитель, документовед и архивист в разных компаниях называются по-разному. Их функционал зависит от потребностей компании. Но в любом случае все эти позиции связаны с работой с документами.

Программные системы, в которых работают специалисты, тоже отличаются в зависимости от потребностей организации и ее требований к СЭД. 

Как правило, новый сотрудник, который приходит на работу, взаимодействует с уже установленными программами. Если он не знаком с конкретной СЭД, ему необходимо обучиться работе с ней.

Необходимые качества для достижения успеха

Наталья Валерьевна поделилась с будущими специалистами по документационному обеспечению, какие качества необходимы для работы с документами.

Скрупулезность, внимательность, ответственность, хорошая память, логическое мышление — это столпы, без которых не обойтись. 

Преподаватель НСПК посоветовала студентам больше интересоваться своей специальностью, отслеживать обновления в законодательстве, общаться с коллегами в профессиональных сообществах.

Специалист должен знать нормативную базу в сфере документооборота:

• ГОСТы по оформлению документов;
• инструкции по делопроизводству;
• методические рекомендации.

Например, в июле этого года вышли новые правила архивного хранения, в которых много внимания уделяется электронным документам. Каждой организации важно ознакомиться и внедрить эти изменения.

Наталья Валерьевна отметила, что много полезной информации можно найти в специальных изданиях и литературе по делопроизводству, на различных интернет-ресурсах. 

Мой самый любимый ресурс — сайт Росархива. Там публикуются новости, документы, методические рекомендации. Еще можно использовать «Гарант» и «Консультант».

Как справляться с профессиональным выгоранием и все успевать

Кажется, что работа делопроизводителя однообразная. Но Наталья Валерьевна так не считает. Она поделилась забавными случаями: они происходили с ней в разных организациях и помогали всегда оставаться в профессиональном тонусе.

Я занимаюсь методологией электронного документооборотадля удовлетворения потребностей внутренних клиентов. Требования пользователей иногда бывают просто нереальные и юмористические. На одном из предыдущих мест работы топ-менеджер высказал пожелание, чтобы его устные резолюции из мессенджера прогружались в систему электронного документооборота. 

Еще было требование — «приостановить течение времени в точке согласования». Но, к сожалению, у нас нет машины времени, чтобы это сделать. 

За такие интересные моменты я и люблю свою работу.

Наталье Валерьевне незнакомо профессиональное выгорание. А все потому, что работа — это отчасти и ее хобби.

То, чем я занимаюсь — мой источник вдохновения. Психологи и карьерные коучи советуют делать то, что у тебя получается лучше всего. Рекомендуют уходить с того места, которое неинтересно и сковывает, словно кандалы. 

У Натальи Валерьевны хватает времени на все — общение с коллегами в профессиональных сообществах, семью, встречи с друзьями.

Чем больше человек организован, тем больше он может успеть. 

Плюсы профессии и карьерные перспективы

Отработав много лет с автоматизированными системами документооборота, преподаватель НСПК считает, что ручной труд делопроизводителя будет востребован еще очень долго.

Современные электронные системы значительно облегчают работу современного специалиста, увеличивается скорость принятия управленческих решений и доставки документа адресату. Но при этом полностью автоматизировать процесс все равно не получится, останутся такие процессы, которые требуют непосредственного человеческого участия. 

Также Наталья Валерьевна отметила следующие преимущества работы делопроизводителя:

• Это профессия «без возраста». Начинать путь в сфере документооборота не поздно даже в 50 лет, если есть необходимые качества и какой-то связанный с этой деятельностью опыт.
• Для старта карьеры достаточно получить среднее профессиональное образование. Выпускник с дипломом колледжа может работать делопроизводителем, специалистом по делопроизводству, младшим архивариусом.
• Делопроизводитель — унифицированная профессия. Эти специалисты нужны везде, и неважно, куда выпускник направит свое резюме после получения диплома. Дальнейшая деятельность зависит от самого соискателя — какая сфера ему понравится больше всего.
• Возможна работа по совместительству. Очень часто делопроизводитель совмещает функции секретаря. Также при получении дополнительного профессионального образования можно параллельно заниматься кадровым делопроизводством или бухгалтерским учетом.
• Делопроизводитель может развиваться и самостоятельно. Например, предлагать свои услуги в качестве администратора проекта на аутсорсинге или как самозанятый.
• Возможность работать удаленно. По электронной почте или с использованием СЭД с применением дистанционных технологий специалист получает документы на регистрацию и шаблоны на исполнение для дальнейшей отправки. 

Отдельно педагог рассказала о карьерных возможностях делопроизводителя. 

Здесь нет границ развития. При наличии высшего образования вполне возможно от простого регистратора дорасти до управляющего делами, руководителя канцелярии, руководителя по обеспечению деятельности коллегиальных органов, заведующего архивом. Главное в карьере — это интерес и движение вперед!

Наталья Валерьевна заметила, что не все делопроизводители стремятся вверх, развивая компетенцию на уровне своей должности. 

Есть специалисты, которые предпочитают вертикальный рост. Им нравится работа, со временем они все глубже погружаются в профессию и получают от этого удовольствие, становясь, например, первоклассным кадровиком

Пожелания будущим делопроизводителям

Начинающим специалистам наш преподаватель пожелала профессиональных успехов и карьерного роста.

Делопроизводство — прекрасный выбор, интересная и востребованная сфера, в которой можно работать в любом возрасте. Любите свою профессию и развивайтесь в ней!

Если вас заинтересовало данное направление и вы хотели бы стать специалистом по документообороту и архивному делу, поступайте в НСПК на специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение». 

Это специальность с самым коротким сроком обучения: всего 1 год 11 месяцев после 11 класса и 2 года 11 месяцев после 9 класса. 

Оставить заявку