Секретарь

Главная | Новости | Секретарь
04.08.2020

Секретарь — помощник руководителя, офисный сотрудник с широким кругом обязанностей. Должность предполагает ведение делопроизводства, обеспечение эффективного функционирования офиса, формирование благоприятного делового климата, контроль обслуживающего персонала.

Профессия секретарь требует активности, подходит людям с развитыми навыками межличностной коммуникации и многозадачности. Должности, которые можно занимать, получив профильное образование, открывают много перспектив к восхождению по карьерной лестнице и росту оклада.

Описание профессии

В зависимости от круга должностных обязанностей и полученного образования, специальность разделяют на несколько групп:

  • Секретарь-делопроизводитель. От сотрудника на должности требуется поддержка непрерывного документооборота в рамках офиса руководителя или всей организации, организация архива, иногда — оформление приказов или других локальных актов, которые подписывает начальство.
  • Секретарь-референт. Представительская профессия, требующая коммуникабельности, организованности, умения быть «промежуточным звеном» между руководителем и сотрудниками, клиентами, партнерами организации.
  • Секретарь-администратор (офис-менеджер). Должность, предполагающая поддержку правильного функционирования офиса. Работа секретаря заключается в поддержании порядка, исправного функционирования оргтехники, заказ билетов для отправки сотрудников в командировку, прием звонков и выполнение разнообразных поручений руководителя.

Обязанности

Работа секретаря заключается в выполнении следующих обязанностей:

  • прием и обработка звонков, входящей корреспонденции;
  • планирование деловых встреч в зависимости от графика руководителя;
  • встреча гостей офиса, приемной руководителя, общение с ними, организация «живой очереди» посетителей (при необходимости);
  • подготовка деловых переговоров, «планерок», совещаний, бизнес-встреч, конференций и других мероприятий (часто — в сотрудничестве с другими работниками организации);
  • регистрация входящей и исходящей документации;
  • представительские функции — переговоры с гостями компании от лица руководства, встреча в аэропорту и подобные обязанности.

Обязанности могут изменяться, дополняться в зависимости от группы, к которой относится секретарь. Специалист по ведению делопроизводства должен организовать хранение, передачу, архивирование, подготовку документации. Часто он ведет табельный учет, составляет рабочий график руководителя.

Референт отвечает на звонки и письма, участвует в деловых переговорах как помощник ответственных лиц, планирует рабочий день начальника. Секретарь-администратор следит, чтобы сломанная оргтехника своевременно чинилась, сотрудники были обеспечены канцелярскими принадлежностями, в офисе была питьевая вода, чай, кофе и все, что необходимо для полноценной работы.

Профессиональные и личные качества

Профессия требует от специалиста развитых качеств в области межличностной коммуникации и культуры общения. Это вежливость, доброжелательность в разговоре, дипломатичность, тактичность и умение урегулировать конфликты в разных областях.

Секретарь должен также быть аккуратным до педантичности, внимательным к деталям, исполнительным и ответственным. Важные умения — эффективное планирование своего времени, организация рабочего места. Среди обязательных личных качеств — ответственное отношение к корпоративной тайне, конфиденциальности информации и хорошая память.

Необходимые для позиции профессиональные знания и навыки:

  • понимание принципов делопроизводства и организации корпоративного документооборота;
  • владение офисным программным обеспечением (MS Office и аналоги);
  • ПО для коммуникации — e-mail, мессенджеры, системы управления проектами, приложения для видеоконференций и т.д.;
  • знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики — общих и используемых в организации;
  • умение работать с различной оргтехникой;
  • тайм-менеджмент и техники планирования.

Плюсы и минусы профессии

Один из основных плюсов специальности — возможность трудоустроиться на перспективном месте без высшего образования. Достаточно среднего профессионального. Профессия позволяет учиться непосредственно во время работы, дополнительно осваивать полезные навыки, которые способствуют карьерному росту. Другие ее плюсы:

  • офисная работа без значительной физической нагрузки;
  • достаточно быстрое и простое трудоустройство — вакансии на рынке труда всегда есть, много позиций, не требующих опыта работы;
  • перспективы карьерного роста по разным направлениям;
  • возможность развить навыки общения в деловой среде и организаторской деятельности — эти компетенции нужны для широкого круга специальностей;
  • участие в ответственных переговорах, интересных мероприятиях, командировках, в том числе за рубеж.

Минусы работы — высокий уровень стрессов и ответственности, частое эмоциональное перенапряжение. Секретарь обязан всегда хорошо выглядеть, как бы ни сложились обстоятельства. Профессия часто связана с ненормированным рабочим днем. Без получения дополнительного образования есть опасность не реализоваться в дальнейшем.

Востребованность профессии

Секретарь — одна из ключевых офисных позиций. Это универсальный специалист, востребованный в коммерческой сфере, области оказания социальных, государственных услуг. Администратор, специалист в области секретарского дела есть во многих компаниях, даже если они не очень большие. Поэтому востребованность в сфере высока.

В особенности нужны специалисты, обладающие смежными навыками и способные, при необходимости замещать или выполнять обязанности других работников. Поэтому секретарь должен постоянно работать над повышением квалификации, освоением новых компетенций.

Где можно работать?

Основные области, где всегда нужен секретарь:

  • коммерческие компании разного уровня и направленности — для работы в приемной, администрирования офиса;
  • муниципальные и депутатские приемные, государственные учреждения;
  • организации сферы услуг — салоны красоты, медицинские центры, дизайн-бюро, юридические и нотариальные конторы;
  • учреждения частного и государственного образования, общественные, культурные, спортивные, некоммерческие организации;
  • промышленные, строительные и многие другие предприятия — сложнее сказать, где секретарь не нужен.

Карьерный рост

Профессия открывает перспективы для карьерного роста в широком спектре направлений. Углубляя основные компетенции, можно стать ключевым помощником руководителя, ассистентом крупного отдела, офис-менеджером или работником customer care (поддержка заказчиков, клиентов и пользователей) в IT-сфере. Есть примеры достижения крупных административных позиций, уровня топ-менеджмента.

Другие направления карьерного роста:

  • переводчик-референт;
  • HR-специалист и сотрудник отдела кадров;
  • менеджер разных направлений;
  • специалист по документационному обеспечению управления и архивоведению.

Заработная плата

Заработная плата для данной должности, по данным на май 2020 года, колеблется в диапазоне от 17 000 до 40 000 рублей. Это усредненная статистическая информация для регионов России. Заработная плата у московских секретарей составляет, в среднем, от 25 000 до 60 000 рублей. После прохождения испытательного срока оклад часто увеличивают.

На размер зарплаты для данной должности сильно влияет квалификация, опыт сотрудника и набор его дополнительных навыков:

  • знание иностранных языков, корпоративной культуры разных стран, нюансов деловой переписки;
  • умение работать со сложным программным обеспечением, эффективно взаимодействовать с сотрудниками разных отделов, клиентами и партнерами компании;
  • наличие дополнительных преимуществ — дипломов о смежном профильном образовании, водительских прав.

Где получить образование?

Для работы по специальности референт или делопроизводитель необходимо получить среднее профессиональное образование или пройти соответствующую переподготовку с выдачей подтверждающего диплома. Секретарь-администратор может ограничиться профильными курсами. Однако, и ему желательно иметь среднее профессиональное образование. Это откроет возможности для построения карьеры и повысит конкурентоспособность на рынке труда.

Получить профессию секретаря можно в АНПОО «НСПК». Колледж работает по официальной лицензии, предлагает дистанционные* программы среднего профессионального образования. Обучение можно совмещать с работой, учебой по другим специальностям.

 Выпускники получают сразу два государственных диплома — о среднем профессиональном образовании и профессиональной переподготовке. Для ряда специальностей также предусмотрена выдача свидетельства о профобучении. Это расширяет возможности для трудоустройства, дает преимущество при рассмотрении соискателей на должность. Другие плюсы обучения в АНПОО «НСПК»:

  • фундаментальная подготовка по нормам российского и международного обучения;
  • простой старт — нет вступительных экзаменов, для поступления необязательно сдавать ЕГЭ;
  • автоматический перезачет пройденных ранее дисциплин.

Чтобы больше узнать о специальностях и действующих акциях, свяжитесь с сотрудниками приемной комиссии АНПОО «НСПК».

* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий.
Задать вопрос
Поступить
Записаться

Внимание! С 1 по 11 мая сотрудники колледжа продолжают работать дистанционно

Спасибо, скоро вам позвонят.

С вами свяжется специалист приемной комиссии. Будем звонить на номер .

Не хотите ждать - позвоните нам по номеру 8 (800) 707-30-78. Это бесплатно.

Получить Консультацию
Просто оставьте свои контакты в форме ниже. Мы свяжемся с вами, чтобы ответить на ваши вопросы.

*Поля, обязательные для заполнения

Спасибо, скоро вам позвонят.

С вами свяжется специалист приемной комиссии. Будем звонить на номер .

Не хотите ждать - позвоните нам по номеру 8 (800) 707-30-78. Это бесплатно.

Заказать звонок

Просто оставьте свои контакты в форме ниже. Мы вам перезвоним.

Спасибо, скоро вам позвонят.

С вами свяжется специалист приемной комиссии. Будем звонить на номер .

Не хотите ждать - позвоните нам по номеру 8 (800) 707-30-78. Это бесплатно.

Спасибо, скоро вам позвонят.

С вами свяжется специалист приемной комиссии. Будем звонить на номер .

Не хотите ждать - позвоните нам по номеру 8 (800) 707-30-78. Это бесплатно.