За кулисами бумаг: интервью с профессионалом по документообороту Шабалиной Дарьей Викторовной

Думаете, что работа с документами — это скучные бумажки и бесконечные стопки папок? Сегодня мы развеем этот миф! Приглашаем познакомиться с Шабалиной Дарьей Викторовной — опытным преподавателем НСПК, которая не просто наставляет будущих мастеров бумажных дел, но и знает все тонкости работы с документами. Мы погрузимся в мир делопроизводства и узнаем о перспективах выпускников колледжа.

Время чтения — 11 минут.

Расскажите кратко о себе: ваш стаж, образование, профессиональные достижения.

Мой общий стаж работы в учреждениях образования — 22 года, стаж преподавания — 20 лет. Первое образование получила в Пермском государственном институте культуры по специальности «Библиотекарь-библиограф». Именно там судьба свела меня с удивительными людьми, которые открыли для меня «мир управленческого документа».

На третьем курсе я устроилась лаборантом на кафедру документоведения, библиотековедения и библиографии. Постигала особенности составления и ведения документации. В рамках профессиональной деятельности была включена в государственную экзаменационную комиссию в качестве секретаря на специальности «Документоведение и архивоведение». Председателем этой комиссии была профессор Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ, г. Москва) Кузнецова Татьяна Вячеславовна — удивительный человек и профессионал с большой буквы. Общение с ней повлияло на мое становление как преподавателя дисциплин «Документоведение», «Организация и технология работы с документами», «Кадровое делопроизводство» и др.

Впоследствии я окончила Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивоведения (ВНИИДАД, г. Москва) по направлению «Документационное обеспечение управления».

Что и на каких специальностях вы преподаете в НСПК?

В НСПК работаю с 2022 года. Веду курсы «Кадровое делопроизводство», руковожу практикой и выпускными квалификационными работами по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (ДОУА. — Прим. ред.). Для студентов старших курсов веду практические семинары.

Чем занимаетесь, помимо преподавания в колледже? Кем и где работаете? Что входит в ваши обязанности?

С 2004 года преподаю в Пермском государственном институте культуры. С 2015 года занимаю должность начальника Управления мониторинга и контроля качества образовательной деятельности этого же вуза.

Вся моя работа в равной степени связана с работой с документами и людьми. Контролирую правильность заполнения управленческих документов. Фактически веду не только управленческую, но и специфическую документацию. От моей работы зависят многие процессы деятельности вуза, такие как аккредитация, аттестация и лицензирование направлений подготовки и специальностей. Руковожу большим структурным подразделением, которое является «центром кровеносной системы вуза». Анализируем учебные планы, распределяем нагрузку для преподавателей, составляем расписание для студентов и др.

Что такое документационное обеспечение управления и архивоведение? Что в себя включает эта сфера? Какие виды работ и в каких организациях?

Документационное обеспечение управления — самая важная сфера в деятельности любого учреждения. Работая с документами, ощущаешь себя грамотным и важным специалистом.

Виды работ, которые относятся к сфере ДОУА:

• составление управленческих документов: они используются во всех организациях;
• систематизация и составление специфической документации: на это способны только специалисты ДОУА, так как нужны специфические навыки;
• организация технологических процессов работы с готовой документацией: с процесса приемки документа, обработки и регистрации до передачи на исполнение и отправки в архив;
• ведение бездокументной работы офиса;
• организация архива, руководство архивом и контроль документов на архивном хранении.

И бюджетные, и коммерческие учреждения строят свою работу на основе документации. Индивидуальные предприниматели и самозанятые обязательно ведут документацию.

Документационное обеспечение управления — самая важная сфера в деятельности любого учреждения. Работая с документами, ощущаешь себя грамотным и важным специалистом.

На ваш взгляд, человеку с какими личностными качествами и привычками подойдет сфера ДОУА?

Сложно представить психологический тип человека, которому бы не подошла данная сфера.

Если вы любите общаться с людьми, готовы к подготовке и проведению мероприятий, хотите активно участвовать в жизни коллектива любой организации и помогать другим людям — эта специальность для вас. Сможете реализовать себя как помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт, документовед.

Если вы застенчивый человек и не очень любите общаться с людьми, предпочитая работу в офисе за компьютером или в архиве учреждения — эта специальность для вас. Вы можете состояться как делопроизводитель; архивариус — хранитель архивных документов, рядовой сотрудник архива; архивист — главный специалист по архивному делу, контролирует работу архива.

В чем плюсы и минусы работы в сфере ДОУА?

Плюсы работы в сфере документоведения очевидны. Неважно, сколько пройдет времени, как изменятся требования к работе, какими будут документы — бумажными или электронными. Важно то, что эта специальность зародилась еще в древней цивилизации, шумерском царстве, существует по сей день и будет существовать всегда. Значит, каждый из вас найдет себя и то место, где хочется работать.

Ни одна компания, ни одно учреждение, будь то Администрация Президента или Правительства, министерство, полиция, крупные российские банки, высшие учебные заведения, медицинские учреждения или детские сады, не смогут существовать и организовывать работу без документов, а значит, и без вас. Вы всегда будете при работе.

К недостаткам можно отнести только то, что эта специальность всегда требует подготовки, так как меняются требования к ведению документации. Это значит, что нельзя выучиться один раз и навсегда, необходимо постоянно обновлять знания в сфере документоведения.

Чего сегодня ждут работодатели от специалистов ДОУА? Какого образования? Каких умений, компетенций, опыта?

Работодатели ждут профессионалов, которые умеют работать с людьми и свободно общаться на разные темы. Значит, специалист должен быть образованным, интеллигентным и обладающим высокими интеллектуальными способностями. Важно быть приятным и неконфликтным, знать принципы конфликтологии и делового общения. Конечно, нужно уметь работать с документами, знать системы управленческой документации и особенности систематизации специфических документов.

Специалист в сфере ДОУА — это правая рука руководителя. Поэтому знание делового этикета — это неотъемлемая часть образа. Желательно знать иностранные языки, что открывает большие перспективы.

Для получения должности секретаря важно иметь не ниже среднего профессионального образования. Для получения должности помощника руководителя и выстраивания карьеры в Правительстве необходимо выучиться в вузе и получить степень «магистр».

Один из плюсов ДОУА — невысокие требования на этапе входа в профессию. Это так? Достаточно СПО, чтобы начать свою карьеру?

Среднего профессионального образования достаточно, чтобы начать карьеру и состояться как специалист.

Без опыта работы устроиться на должности в сфере ДОУА невозможно, так как человек должен знать федеральные законы, государственные стандарты и т. д. — это прописано в профстандарте. А вот трудоустройство во время учебы, начиная со второго курса, абсолютно реально, так как обучающийся уже знает требования к документам и готов к освоению особенностей работы с документами, в том числе с электронным документооборотом.

Я считаю, что человек с желанием учиться в колледже — это личность, которая стремится к своему профессиональному развитию. А если он хочет освоить сферу ДОУА, то является личностью, которая не просто легко войдет в профессию, но и достаточно быстро состоится в ней. Если направит усилия на дальнейшее совершенствование в профессиональной сфере, то выстроит удачную карьеру.

Кем и куда можно пойти работать с дипломом колледжа или даже до его получения?

Выпускник колледжа имеет возможность реализоваться в качестве:

• секретаря крупной организации или небольшой коммерческой фирмы,
• администратора в коммерческих учреждениях,
• секретаря в школе или детском саду,
• специалиста по работе с документами в полиции,
• архивариуса в любом государственном, муниципальном или частном архиве.

Как можно развиваться в сфере ДОУА? Стоит ли проходить дополнительное обучение? Получать диплом вуза? Что это даст специалисту?

Если человек продолжит профессиональное становление в сфере ДОУА в вузе, перед ним откроются перспективы карьерного роста — работа помощником нотариуса, специалистом суда, специалистом по делопроизводству в администрации разных уровней. Кроме того, откроется перспектива руководства службой делопроизводства на крупных предприятиях и руководства управлением документационного обеспечения в холдингах.

Вы руководитель дипломных работ ДОУА и председатель апелляционной комиссии. Можете рассказать, как происходит оценка дипломных работ? На что и почему комиссия обращает внимание?

Главное, на что обращает внимание комиссия, — как студент владеет материалом.

Недостаточно просто изложить теоретический материал, который каждый образованный человек с легкостью найдет в интернете и печатной продукции. Необходимо показать применение материала на практике и изучить опыт ведения делопроизводства и документов в организации, которую вы выбрали с научным руководителем.

Высшая оценка выставляется в том случае, если вы проработали практический материал и предложили свои рекомендации по совершенствованию делопроизводства. Еще лучше, если вы разработали проект документа, направленный на рациональное ведение делопроизводства в конкретной организации.

Проверяя дипломы, вы видите, чему смогли научиться выпускники колледжа. Как бы вы оценили общий уровень подготовки выпускников ДОУА? Меняется ли он из года в год?

Каждый выпуск студентов уникален. Нельзя сказать, что предыдущие студенты были лучше или хуже. Каждый преследует свою цель. Абсолютно все разные.

Меня как педагога радует то, что студент не просто пришел за дипломом, а то, что он задает вопросы, отстаивает свою позицию и, помимо основных занятий, посещает семинары и конференции. Все это показывает, что мой труд не напрасен, а студент хочет состояться как профессионал.

Охарактеризовать один выпуск на предмет «лучше» или «хуже» невозможно и неправильно. В каждом выпуске имеются и лодыри, и те, кто в дальнейшем будет профессионально общаться на равных.

Что умеют выпускники нашего колледжа, отучившиеся на ДОУА? Какие навыки и компетенции, важные для работодателей, выпускник может включить в свое резюме?

Выпускники нашего колледжа умеют:

• Искать и находить актуальную и объективную информацию. Это необходимо руководителям, так как мы живем в век информационных технологий и огромного количества информации.
• Применять правила поведения в деловой сфере и соблюдать деловой этикет, общаться с коллегами, партнерами и клиентами в рабочей среде.
• Работать с управленческой и нормативной документацией, кадровым делопроизводством и архивами.
• Владеть системами электронного документооборота и программным обеспечением в данной сфере.

Кому бы вы порекомендовали точно идти в сферу ДОУА?

Если хотите связать свою жизнь с документами и помогать людям разбираться в огромном потоке документации, если не представляете себе жизнь без четкой и слаженной работы — вам в сферу ДОУА.

Есть такая избитая фраза: «Человек, владеющий информацией, владеет миром». Она как нельзя лучше характеризует выпускника специальности ДОУА.

Какой совет вы дадите тем, кто только определяется с выбором специальности и рассматривает ДОУА?

Не бойтесь, дерзайте! Вы точно никогда не останетесь без работы. Вы никогда не будете чувствовать себя ненужным специалистом. Востребованность в вас как профессионале будет всегда. Даже если уйдет эпоха бумажных документов и настанет эпоха электронного документооборота — вы всегда будете востребованы!

А что бы вы посоветовали тем студентам ДОУА, у кого «на носу» диплом и выход в мир профессиональной деятельности?

Выпускникам я желаю набраться сил — сейчас от вас требуется максимальная сосредоточенность на работе и усилия в том, чтобы четко следовать советам вашего научного руководителя. Настройтесь на уверенную защиту выпускной работы. И буквально через 1,5 месяца я скажу: «Поздравляю, коллеги! Желаю найти работу по душе, с замечательным коллективом и большими профессиональными перспективами!»